Xây dựng hệ thống là gì? Ứng dụng của phần mềm kế toán doanh nghiệp trong xây dựng hệ thống.

Ngày đăng: 21/12/2020
Quản lý hiệu quả là điều kiện tiên quyết để tạo nên sự thành công và duy trì sự bền vững của doanh nghiệp. Vậy hệ thống nên được xây dựng như thế nào và ở các loại hình doanh nghiệp khác nhau thì có những phương thức đặc trưng hay không. Hãy cùng Brandinfo tìm hiểu thêm kiến thức về Xây dựng hệ thống thông qua bài viết dưới đây.

1. Thế nào là xây dựng hệ thống?

Xây dựng hệ thống sẽ được diễn ra trước bạn khởi tạo cơ sở dữ liệu ban đầu giúp đáp ứng doanh nghiệp có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực như Thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây lắp...Quá trình xây dựng hệ thống diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo những phần cụ thể ở dưới đây.

2. Xây dựng tài khoản nhà nước

2.1. Chức năng

  • Hệ thống tài khoản là công cụ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán. Ví dụ nghiệp vụ kinh tế “chi tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp” thì tiền mặt và phải trả nhà cung cấp là hai đối tượng kế toán, đã được mã hóa thành tài khoản 111 và 331.

  • Giúp bạn xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp

  • Giúp bạn thiết lập các tài khoản cùng đối tượng, thiết lập tài khoản sử dụng tham chiếu và lựa chọn thuộc tính tài khoản thích hợp

2.2. Khi nào cần khai báo thêm tài khoản nhà nước?

  • Khi xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng đòi hỏi doanh nghiệp cần tuân thủ theo bảng hệ thống tài khoản được ban hành theo quy định Nhà nước, có thể khai báo bổ sung các tài khoản chi tiết hơn để đáp ứng yêu cầu hạch toán, quản lý của doanh nghiệp và lên được một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính

  • Trong trường hợp muốn khai báo chi tiết TK1121: chi tiết từng ngân hàng; TK131: chi tiết từng khách hàng; TK141: chi tiết nhân viên tạm ứng … thì bạn cần  thực hiện tại chức năng Khai báo danh mục chi tiết tài khoản (Mục …) – Với chức năng này chương trình hỗ trợ bạn thao tác nhập liệu nhanh hơn và lên báo cáo đáp ứng yêu cầu tốt hơn.

2.3. Ý nghĩa của các trường thông tin trong tài khoản nhà nước

  • Loại tài khoản: bao gồm các loại tài khoản được chọn sẵn; đối với các loại tài khoản không được chọn sẵn được gọi là tài khoản thông thường

Loại tài khoản

Đặc tính quản lý

TK áp dụng

TK hàng hóa, thành phẩm

Quản lý số lượng, tính giá xuất, trạng thái hàng, giá thành

1561, 1551

TK vật tư, công cụ

Quản lý số lượng, tính giá xuất

152,153

TK khách hàng

Quản lý MST, địa chỉ, điện thoại

131, 331, 1388, 3388

TK cán bộ, nhân viên

Quản lý thông tin chi tiết của nhân viên

141, 334

TK cổ phiếu, trái phiếu

Quản lý số lượng phát hành, mệnh giá

121, 228

TK tài sản cố định

Quản lý thẻ TSCĐ

211, 212, 213

TK thuế GTGT đầu vào

Kê khai thuế đầu vào

1331, 1332

TK thuế GTGT đầu ra

Kê khai thuế đầu ra

33311, 33312

Không có loại tài khoản

Thông thường

TK còn lại

  • Cùng đối tượng

Một tài khoản có thể khai báo nhiều đối tượng chi tiết. Chức năng cùng đối tượng sẽ giúp bạn chọn một tài khoản có cùng đối tượng với tài khoản kia. Với mục đích

  1. Tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu và sau khi phát sinh

  2. Tiết kiệm thời gian trong việc thực hiện các kết chuyển tổng hợp số liệu cuối kỳ.

  • Tham chiếu

Giúp bạn quản lý theo dõi chi tiết số liệu của các tham số hay vụ việc.

Với một tài khoản kế toán, nếu như việc khai báo các đối tượng chi tiết chưa đủ đáp ứng quản lý chi tiết số liệu thì bạn có thể sử dụng chức năng tham chiếu để linh hoạt trong việc quản lý truy xuất thông tin, theo dõi chéo thông tin số liệu.

Cách tham chiếu

Chức năng, ý nghĩa

TK nợ/có

Hiện tham số khi hạch toán bên nợ và bên có tài khoản

TK nợ

Chỉ hiện tham số khi hạch toán bên nợ tài khoản

TK có

Chỉ hiện tham số khi hạch toán bên có tài khoản

Đối tượng

Chỉ hiện tham số khi hạch toán đến các đối tượng được chọn

  • Thuộc tính tài khoản

Thuộc tính tài khoản là các thông tin quản lý đặc trưng cho một số tài khoản. Sau đây là các thuộc tính đã được chọn sẵn sàng:

Các thuộc tính cơ bản

Ý nghĩa

TK áp dụng

Sử dụng khoản mục phí

Quản lý chi tiết khoản mục phí

641,642,621,622,627

Sử dụng khế ước

Quản lý chi tiết khế ước

341

Quản lý hạn thanh toán

Quản lý hạn thanh toán

131

Quản lý hạn mức nợ

Quản lý hạn mức nợ

131

Quản lý hợp đồng

Quản lý chi tiết hợp đồng

131, 331

Sử dụng kho hàng

Quản lý chi tiết kho hàng

152,153,155,1561

Quản lý ngoại tệ

Quản lý ngoại tệ

1122,131,331 …

Quản lý số lượng

Quản lý số lượng

152,153,155,1561

Quản lý lô hàng

Quản lý chi tiết lô hàng

1561, 1551

Quản lý định mức

Quản lý tính giá thành theo định mức

1551

Quản lý số hóa đơn

Quản lý công nợ chi tiết hóa đơn

131,331

Quản lý ngân hàng

Quản lý chi tiết ngân hàng

131,331

Đánh giá chỉ tiêu dài hạn

Theo kỳ kế toán


Theo tài khoản


Theo mã cấp


Đánh giá từng khoản tại thời điểm cuối kỳ

Khai báo chi tiết tài khoản nhà nước

Đánh giá theo mã cấp được chọn

341,242,244,228

3. Xây dựng phần hành nhập liệu

3.1. Chức năng

  • Thiết kế gồm các module riêng như Tiền vốn; Mua hàng; Bán hàng và trong một module sẽ gồm các phần hành nhập liệu như module Tiền vốn sẽ có các phần hành Thu tiền mặt; Chi tiền mặt; Thu tiền ngân hàng; Chi tiền ngân hàng để bạn nhập chứng từ phát sinh theo từng loại phần hành.

  • Sửa các nội dung định khoản thường dùng khi nhập nghiệp vụ kinh tế phát sinh

  • Sửa đổi thông số, hiển thị các trường tùy chọn và chọn loại mẫu phiếu in chứng từ theo từng phần hành nhập liệu.

3.2. Ý nghĩa của các trường thông tin trong phần hành nhập liệu

  • Nội dung định khoản

Chức năng này dùng để khai báo các nội dung nghiệp vụ kế toán và định khoản kèm theo nhằm giúp bạn hạch toán chứng từ phát sinh được dễ dàng, thống nhất. Bạn cũng có thể khai báo ngay tại xây dựng phần hành nhập liệu và  khai báo thêm trong lúc nhập chứng từ phát sinh.

Các trường thông tin

Ý nghĩa

Nội dung định khoản

Nội dung diễn giải nghiệp vụ

TK nợ

Tài khoản nợ của định khoản

TK có

Tài khoản có của định khoản

Cộng ND

Để trống

Nội dung

Nội dung, tên cấp

Nội dung, kho, tên cấp

Tên cấp

Chọn hình thức thể hiện nội dung định khoản trên phiếu

Tự động đề xuất hiện nội dung theo lý do đã nhập

Luôn hiện theo Nội dung khai báo

Hiện kết hợp “Nội dung” + “Tên cấp”

Hiện kết hợp “Nội dung” + “Tên kho” + “Tên cấp”

Chỉ hiện Tên cấp

  • Các chức năng, thông số hiển thị của phần hành

Các trường thông tin

Ý nghĩa

Phần hành

Các thông số chung của phần hành

Mã loại chứng từ

Loại phần hành

Tên loại chứng từ

Tên phần hành

Cùng chứng từ

Chọn nếu muốn cùng số chứng từ với phần hành khác

Ký hiệu chứng từ

Ký hiệu chứng từ của phần hành đó. Ví dụ PT; PC; PN, PX

Số chứng từ

Có thể chọn tăng theo Tháng/Quý/Năm

Hiển thị tài khoản

Có/Không hiển thị tài khoản trên phần hành

Định dạng hóa đơn

Chọn số ký tự của số hóa đơn, ví dụ 7 số 0000000

Định dạng chứng từ

Chọn số ký tự của số chứng từ, ví dụ 4 số 0000

Định dạng quyển số

Chọn số ký tự của quyển số, ví dụ 2 số 00

Hiển thị số lượng

Có/Không hiển thị cột số lượng trên phần hành, nếu phần hành nhập xuất hàng hóa vật tư thì bắt buộc chọn Có

Số dòng định khoản

Số dòng trên phần hành

Mẫu phiếu

Chọn mẫu phiếu để in chứng từ của phần hành

Tùy chọn

Tùy chọn chức năng hiển thị

Hiển thị số thứ tự

Hiện số thứ tự định khoản trên phần hành

Hiển thị nội dung định khoản

Cho phép chọn các nội dung định khoản đã khai báo khi nhập liệu

Hiển thị hạn thanh toán

Có/Không chọn hạn thanh toán

Hiển thị hình thức thanh toán

Có/Không chọn hình thức thanh toán

Hiển thị mẫu, ký hiệu hóa đơn đầu vào

Có/Không hiện mẫu số, ký hiệu khi kê khai hóa đơn đầu vào

Hiển thị chiết khấu

Có/Không hiện cột chiết khấu trên phần hành

Hiển thị lô hàng

Có/Không hiện cột lô hàng trên phần hành

Hiển thị kho hàng

Có/Không hiện cột kho hàng trên phần hành

Hiển thị hợp đồng

Có/Không hiện cột hợp đồng trên phần hành

Hiển thị NVBH

Có/Không hiển thị nhân viên bán hàng

Hiển thị chứng từ gốc

Có/Không hiển thị để nhập kèm theo chứng từ gốc

Hiển thị ghi chú

Có/Không hiển thị để nhập thêm ghi chú trên phần hành

4. Xây dựng quy trình tổng hợp số liệu

4.1. Chức năng

Cuối kỳ bạn sẽ phải thực hiện các bút toán kết chuyển, phân bổ để xác định kết quả kinh doanh. Phần này giúp bạn xây dựng các bút toán kết chuyển/phân bổ tính giá thành; kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí, qua đó giúp bạn chạy tổng hợp số liệu cuối kỳ chỉ bằng vài cái click chuột.

4.2. Ý nghĩa của các trường thông tin

Tên module xử lý

Chức năng/Ý nghĩa

Kết chuyển số liệu

Giúp bạn kết chuyển từ TK nguồn đến TK đích trong trường hợp cả 2 TK cùng đối tượng, hoặc TK đích không quản lý đối tượng chi tiết

Phân bổ chi phí

Phân bổ số liệu từ TK nguồn đến TK đích trong trường hợp 2 TK không cùng đối tượng và TK đích có quản lý đối tượng chi tiết

Tính bảo hiểm

Giúp bạn xác định các tỷ lệ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và trích các khoản này vào chi phí

Xuất vật tư sản xuất

Giúp tính NVL xuất kho cho sản xuất theo phương pháp định mức NVL

Bổ sung giá thành nhập kho

Giúp bạn cập nhật số liệu giá thành vào chứng từ nhập kho

Bổ sung giá thành xuất kho

Giúp bạn bổ sung giá vốn bình quân xuất kho sau khi đã có được giá thành nhập kho

Xác định kết quả

Giúp bạn kết chuyển tương tự như module kết chuyển số liệu, nhưng xử lý đồng thời kết chuyển doanh thu và giá vốn

Kết chuyển lãi lỗ

Giúp bạn kết chuyển số liệu các TK 911 đến TK 4212

  Định nghĩa cách tính module kết chuyển số liệu

Các trường thông tin

Chức năng/Ý nghĩa

Kết chuyển từ bên Nợ/Có

Tích chọn căn cứ vào số liệu bên Nợ/Có của TK nguồn

Từ tài khoản

Nhập TK nguồn của bút toán kết chuyển

Đến tài khoản

Nhập TK đích của bút toán kết chuyển

Chi tiết tài khoản

Có/Không chỉ kết chuyển riêng một đối tượng chi tiết, hoặc một nhóm đối tượng chi tiết của tài khoản

Kho hàng, khoản mục

Có/Không chỉ kết chuyển riêng cho kho hàng, khoản mục

Nhóm theo tham số, dự án, khoản mục …

Có/Không kết chuyển tương ứng theo tham số, dự án, khoản mục

Định nghĩa cách tính module phân bổ chi phí

Các trường thông tin

Chức năng/Ý nghĩa

Kết chuyển từ bên Nợ/Có

Tích chọn căn cứ vào số liệu bên Nợ/Có của TK nguồn

Từ tài khoản phân bổ

Nhập TK nguồn của bút toán phân bổ

Đến tài khoản

Nhập TK đích của bút toán phân bổ

Theo phương pháp

Chọn tự động/tùy chọn

Theo bên

Nếu cách tính phân bổ theo tỷ lệ thì chọn bên Nợ/Có của tài khoản cơ sở

Ngoài ra có thể phân bổ theo chỉ tiêu, hệ số

Tài khoản cơ sở

Nhập tài khoản cơ sở để phân bổ theo tỷ lệ

Chi tiết tài khoản phân bổ

Có/Không chỉ phân bổ riêng một đối tượng chi tiết, hoặc một nhóm đối tượng chi tiết của tài khoản phân bổ

Kho hàng, khoản mục

Có/Không chỉ phân bổ riêng cho kho hàng, khoản mục

Nhóm theo tham số, dự án, khoản mục …

Có/Không phân bổ tương ứng theo tham số, dự án, khoản mục

 

5. Phần mềm kế toán nào sử dụng hiệu quả trong xây dựng hệ thống?

Phần mềm kế toán Việt Sun được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn giúp cho việc quản lý hàng hóa, chứng từ... được kiểm soát tốt nhất. Phần mềm tích hợp đầy đủ các tính năng, nhiệm vụ cần có để phục vụ cho nhu cầu kế toán của doanh nghiệp. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về phần mềm kế toán ưu Việt này, hãy liên hệ với chúng tôi với thông tin dưới đây.

Lời kết

Hy vọng với những thông tin mà Brandinfo cung cấp, bạn đã có nhìn nhận tổng quan về Xây dựng hệ thống? Các hình thức phổ biến trong xây dựng hệ thống. Qua bài viết, bạn đã có thể lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Thông tin liên hệ

Công ty cổ phần thông tin thương hiệu Brandinfo

Địa chỉ: số 96B1 Lạc Trung, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại tư vấn: 0877.739.991

Website: Brandinfo.biz

Kích thước font In ấn

Bình luận chia sẻ

Phần mềm kế toán doanh nghiệp

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Thông tin Thương hiệu
Tại Hà Nội

69 B1, Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Điện thoại: 08.3456.8179 
Email: contact@brandinfo.biz
Tại Hải Dương
121 Đặng Quốc Chinh - P. Lê Thanh Nghị - TP . Hải Dương.
Điện thoại 02203.862345 - Hotline : 09836.21121
Email: contact@brandinfo.biz