KPI là gì? Quy trình xây dựng và đo lường KPI hiệu quả.

Ngày đăng: 21/11/2020
KPI đã không còn là cụm từ xa lạ mỗi khi bạn ứng tuyển vị trí sale tại các công ty. Các nhóm hay nhà lãnh đạo thường sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của bộ phận, cá nhân và cả toàn bộ công ty. Vậy thực chất KPI là gì? Làm cách nào để xây dựng KPI hiệu quả? Hãy cùng Brandinfo tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

kpi la gi

KPI đã không còn là cụm từ xa lạ mỗi khi bạn ứng tuyển vị trí sale tại các công ty. Các nhóm hay nhà lãnh đạo thường sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của bộ phận, cá nhân và cả toàn bộ công ty. Vậy thực chất KPI là gì? Làm cách nào để xây dựng KPI hiệu quả? Hãy cùng Brandinfo tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

1. KPI là gì?

Để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu cụ thể đạt được liên quan đến doanh thu, lợi nhuận… Và để làm điều đó, nhà quản trị lãnh đạo cần vạch ra hướng đi bằng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh khác nhau để từ đó đưa ra những chiến thuật nhỏ hơn cho từng mục tiêu.

Sẽ là một quá trình dài và có sự thống nhất về mặt mục tiêu chiến lược của các giai đoạn trước khi đưa đến kết quả cuối cùng. Kết quả ấy sẽ được đánh giá thông qua những chỉ tiêu nhất định được vạch ra ngay từ đầu, một chỉ tiêu không thể thiếu trong số đó là KPI.

Ví dụ: Để thực hiện truyền thông Marketing cho ra mắt một sản phẩm mới của công ty ra thị trường cần một quá trình dài, xuyên suốt với một Big Idea cụ thể. Mỗi sản phẩm sẽ có tính chất đặc thù riêng tuy nhiên chiến dịch truyền thông cơ bản vẫn cần những giai đoạn sau:

   + Nhận thức: Để công chúng nhận tin biết tới sự có mặt của sản phẩm trên thị trường

   + Cảm xúc: Thu hút sự chú ý và cảm tình của khách hàng đối với sản phẩm

   + Hành vi: Thúc đẩy khách hàng thực hiện hành vi mua sản phẩm.

Ở mỗi giai đoạn, doanh nghiệp sẽ tích hợp nhiều công cụ để thực hiện mục tiêu và có các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của các công cụ, phương tiện đó.

KPI là viết tắt của cụm từ Key performance indicators - Chỉ số hiệu suất, được sử dụng để đo lường, đánh giá kết quả thực hiện công việc của mỗi cá nhân, bộ phận hay toàn doanh nghiệp. KPI giúp ta nắm được mức độ hiệu quả hoạt động của một đơn vị kinh doanh so với những mục tiêu họ đặt ra.

Nếu KPI cấp cao giúp doanh nghiệp tập trung vào hiệu suất tổng thể thì KPI cấp thấp hướng đến hiệu suất quy trình hay cá nhân mỗi phòng ban. KPI mà doanh nghiệp đề ra sẽ là động lực cho cả nhân viên và tập thể cùng nhau cố gắng.

2. Các loại chỉ số KPI

2.1. KPI kinh doanh

Các mục tiêu kinh doanh dài hạn sẽ được đo lường thông qua KPI kinh doanh. Chỉ số này sẽ theo dõi những con số kinh doanh cụ thể để từ đó nhà quản trị sẽ có những hoạt động điều hướng giữa quá trình kinh doanh quan trọng và xác định được lĩnh vực nào đang có sự tăng trưởng chậm.

KPI kinh doanh sẽ có:

   + Tỷ suất lợi nhuận trung bình

   + Doanh thu mục tiêu

   + Giá trị đơn hàng trung bình

2.2. KPI tài chính

KPI tài chính hỗ trợ các nhà lãnh đạo và bộ phận tài chính nắm được các chỉ số tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động công ty và các phương diện tạo nên doanh thu lớn cho doanh nghiệp.

Ví dụ thường thấy của KPI tài chính là:

    + Tăng trưởng doanh thu

    + Doanh thu trên mỗi khách hàng

    + Lợi nhuận theo thời gian

    + Vốn lưu động

2.3. KPI bán hàng

Đội ngũ bán hàng thường xuyên theo dõi hoạt động bán hàng và số liệu bán hàng bằng các giá trị đo lường. KPI bán hàng giúp bộ bán hàng nắm bắt được các hoạt động bán hàng đang được sử dụng hiệu quả để đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững hàng tháng.

KPI bán hàng:

     + Số sản phẩm trên một hóa đơn

     + Tỷ lệ khách hàng mua sản phẩm

     + Số lượng đơn hàng tháng

2.4. KPI tiếp thị

Các KPI tiếp thị giúp phòng ban Marketing theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả phương tiện truyền thông, cho phép họ có được một cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động hay không trong việc tiếp cận tệp khách hàng tiềm năng mới.

KPI tiếp thị bao gồm:

     + Tỷ lệ website leads

     + Tỷ lệ chuyển đổi

     + Lợi nhuận ròng đầu tư (ROI)

>> Tìm hiểu thêm Webiste

>> Kiến thức về Marketing

2.5. KPI quản lý dự án

Để theo dõi tiến độ dự án và phần trăm đạt mục tiêu, các nhà quản lý có thể sử chỉ số này. KPI quản lý dự án có khả năng chỉ ra các dự án thành công và khả năng đáp ứng nhu cầu vào thời điểm trọng yếu.

Ví dụ về KPI quản lý dự án:

    + Chi phí thực tế

    + Biến động chi phí

    + Giá trị theo kế hoạch

3. Quy trình xây dựng KPI hiệu quả như thế nào?

    ● Thiết lập chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI không chỉ là nhà lãnh đạo mà còn có trưởng các phòng ban, quản lý… Dù vậy, vị trí này đòi hỏi người có năng lực, chuyên môn cao, nắm rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Hơn hết phải hiểu bản chất của KPI là gì? Bên cạnh đó, chủ thể cũng cần tiếp thu những đóng góp của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

    ● Xác định cụ thể chức năng mỗi bộ phận

Mỗi bộ phận, phòng ban, dự án… sẽ có những nhiệm vụ khác nhau. Việc của chủ thể là hiểu rõ các chức năng để lập hệ thống KPI hợp lý và chính xác.

    ● Xác định rõ ràng chức danh

Hệ thống chỉ số KPI phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng ban ấy.

    ● Làm rõ các chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

Chỉ số nhóm phòng ban

Chỉ số cá nhân

Xây dựng kỳ đánh giá các chỉ tiêu chi tiết

     ● Tạo các khung điểm rõ ràng cho kết quả

Ở mỗi mức độ điểm khác nhau sẽ có những quy chuẩn được quy đổi để đánh giá hiệu suất hoạt động của nhân viên hay bộ phận đó.

     ● Đo lường - Kết luận - Điều chỉnh

Nhiệm vụ của các nhà lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận tại giai đoạn này là dựa vào số điểm đã tổng kết được để kết luận và điều chỉnh các hoạt động phù hợp với mục tiêu đặt ra ban đầu nhất.

4. Lý giải nguyên nhân doanh nghiệp Việt Nam thường không đạt được KPI

Quy trình xây dựng KPI thường theo một khuôn mẫu chung và bất cứ doanh nghiệp nào cũng ứng dụng. Tuy nhiên điều đó không đồng nghĩa với việc tất cả các doanh nghiệp đều đang sử dụng chỉ số KPI một cách hiệu quả.

Để lý giải điều này, Brandinfo cung cấp cho bạn một số nguyên nhân phổ biến thường xảy ra tại các doanh nghiệp ở Việt Nam:

     + Các mục tiêu trong hệ thống chỉ số KPI không được thiết lập một cách rõ ràng và phù hợp cho việc đánh giá

     + Phương thức truyền thông về KPI trong doanh nghiệp chưa thực sự được chú trọng để có thể nhận được sự đồng thuận và ủng hộ của các cán bộ nhân viên. Nhiều cá nhân làm việc theo cách đối phó KPI, không coi đó là mục tiêu cần đạt được.

     + Hệ thống KPI xa rời thực tế, không có sự thống nhất về mặt mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp.

     + Cá nhân hay nhóm chủ thể hệ thống KPI không đủ trình độ chuyên môn để theo dõi, xem xét và đánh giá để đưa ra những giải pháp kịp thời.

     + Đội ngũ nhân viên chưa đủ năng lực để thực hiện mục tiêu mà KPI đã đặt ra.

5. Yếu tố nào tạo nên KPI phù hợp nhất?

Công cụ SMART là yếu tố mà doanh nghiệp nên thử khi muốn xây dựng thành công hệ thống chỉ số KPI.

    ● S - Specific - Cụ thể: KPI cần được xác định và định nghĩa rõ ràng, cần hướng đến một mảng/yếu tố nào đó cần được điều chỉnh. KPI sẽ trở nên vô nghĩa khi KPI không có một đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả công việc.

    ● M - Measurable - Có thể đo lường được: Một KPI có giá trị đòi hỏi nó không chỉ  đo lường được mà còn hướng đến một tiêu chuẩn, chuẩn mực hiệu quả. Hệ thống cần được đánh giá dưới dạng số liệu và báo cáo.

    ● A - Achievable - Có thể đạt được: KPI chỉ nên giao cho những cá nhân, bộ phận có đủ năng lực để thực hiện mục tiêu. Hơn hết, họ cần có tinh thần trách nhiệm với các chỉ số KPI trong hệ thống.

    ● R - Realistics - Tính thực tế: KPI cần có tính khả thi thay vì những mục tiêu viễn vông không có khả năng thực hiện được.

    ● T - Timebound - Thời hạn chi tiết: phải đặt ra được thời điểm cụ thể để nắm được khi nào công việc hoàn thành để có thể dễ dàng đánh giá được hiệu suất hoạt động.

Lời kết

Hy vọng với những thông tin ở trên, Brandinfo đem đến cho bạn kiến thức tổng quan về KPI là gì? Cách xây dựng hệ thống chỉ số KPI hiệu quả. Mong rằng bạn có thể ứng dụng nó vào việc quản lý của doanh nghiệp mình.

Tìm hiểu thêm các bài viết về Marketing tại blog Brandinfo nhé!

Kích thước font In ấn

Bình luận chia sẻ

Marketing

Thông tin liên hệ

Công ty Cổ phần Thông tin Thương hiệu
Tại Hà Nội

69 B1, Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Điện thoại: 08.3456.8179 
Email: contact@brandinfo.biz
Tại Hải Dương
121 Đặng Quốc Chinh - P. Lê Thanh Nghị - TP . Hải Dương.
Điện thoại 02203.862345 - Hotline : 09836.21121
Email: contact@brandinfo.biz